Συνδρομή ή ιδιοκτησία; Γνωρίζετε πόσα χρήματα «καίει» το λογισμικό σας;

Οι αυξανόμενες τιμές συνδρομών μετατρέπουν το λογισμικό σε έναν αυξανόμενο οικονομικό κίνδυνο. Αυτό το άρθρο δείχνει πώς να ανακτήσετε τον έλεγχο του προϋπολογισμού μετρώντας το πραγματικό TCO, τμηματοποιώντας τους χρήστες και επιλέγοντας τον σωστό συνδυασμό συνδρομητικής, διαρκούς και υβριδικής αδειοδότησης – συν το συχνά παραβλεπόμενο δυναμικό του δευτερογενούς λογισμικού. Μειώστε το lock-in, περιορίστε τη σπατάλη και διατηρήστε την ευελιξία χωρίς να χάσετε βασικά εργαλεία cloud.

Αν, πριν από λίγα χρόνια, η εταιρεία σας μεταπήδησε στο Microsoft 365 ή σε άλλες συνδρομητικές υπηρεσίες που βασίζονται στο cloud και πιστεύατε ότι αυτό είχε λύσει το ζήτημα του «βασικού λογισμικού» μια για πάντα, έχουμε δυσάρεστα νέα. Το 2026, το δίλημμα για το αν θα χρησιμοποιήσετε συνδρομές ή θα βασιστείτε στην ιδιοκτησία λογισμικού επιστρέφει στις εταιρείες με ανανεωμένη δύναμη. Αλλά ενώ πριν από χρόνια αυτή ήταν κυρίως μια στρατηγική απόφαση IT, σήμερα είναι, πρώτα και κύρια, ένα ερώτημα για τους CFOs – επειδή πρέπει να προετοιμαστούν για τις αυξανόμενες τιμές.

Θα ήταν δύσκολο να βρεθεί μια εταιρεία, ένας δημόσιος οργανισμός ή οποιοσδήποτε άλλος οργανισμός που να μην χρησιμοποιεί κάποιο είδος σουίτας λογισμικού γραφείου – τυπικά εκπροσωπούμενο από εργαλεία όπως το Word, το Excel ή το PowerPoint. Και όταν, περίπου πριν από δέκα έως δεκαπέντε χρόνια, οι υπηρεσίες cloud άρχισαν να υιοθετούνται μαζικά – μαζί με προϊόντα όπως το Microsoft 365 ή το Google Workspace – οι χρήστες άρχισαν να ανακαλύπτουν την ελκυστικότητα των συνδρομητικών υπηρεσιών. Οι υψηλότερες εφάπαξ επενδύσεις για την αγορά λογισμικού και την εγκατάστασή του σε υπολογιστές αντικαταστάθηκαν από χαμηλότερες επαναλαμβανόμενες πληρωμές για την «ενοικίαση» λογισμικού που φιλοξενείται στον εικονικό κόσμο του διαδικτύου. Οι χρήστες απέκτησαν επίσης πρόσθετα οφέλη, για παράδειγμα τη δυνατότητα εργασίας με κοινόχρηστα έγγραφα.

Παράλληλα, ωστόσο, ο τρόπος χρήσης του λογισμικού έχει αλλάξει αθόρυβα. Με την αρχική εφάπαξ αγορά, ο πελάτης γινόταν ο ιδιοκτήτης. Στο νέο μοντέλο, αυτός ο ιδιοκτήτης έχει μετατραπεί σε επαναλαμβανόμενο συνδρομητή – μαζί με μια εξάρτηση από τις μελλοντικές αποφάσεις του προμηθευτή. Και αν αυτός ο προμηθευτής αποφασίσει να αλλάξει την υπηρεσία (για παράδειγμα, να επεκτείνει ή να περιορίσει τη λειτουργικότητά της) ή να αυξήσει τις τιμές, ο πελάτης είναι, σε μεγάλο βαθμό, στο έλεός του.

Αβεβαιότητα τιμών

Στην Τσεχική Δημοκρατία, εκατοντάδες χιλιάδες εταιρείες βασίζονται σε προϊόντα της Microsoft στις καθημερινές τους λειτουργίες – και αυτό σημαίνει επίσης ότι οι αλλαγές στην πολιτική τιμολόγησης και τους όρους αδειοδότησης αυτού του κατασκευαστή λογισμικού (δηλαδή, του προμηθευτή) έχουν άμεσο αντίκτυπο σε εκατομμύρια χρήστες και σε εκατοντάδες χιλιάδες εταιρικούς προϋπολογισμούς.

Ο λόγος που το ερώτημα ποια στρατηγική να επιλέξουν κατά την εφαρμογή λογισμικού γραφείου (και άλλων προϊόντων επίσης) επιστρέφει στις εταιρείες τώρα είναι ακριβώς η αύξηση των τιμών. Η Microsoft, ως βασικός παίκτης, άρχισε να καταργεί σταδιακά τις εκπτώσεις όγκου (τιμολόγηση κλιμακίων – ένα κλιμακωτό σύστημα όπου οι μεγαλύτεροι πελάτες λαμβάνουν καλύτερες τιμές με βάση τον όγκο αγοράς) στα προγράμματα αδειοδότησής της ήδη από το τέλος του περασμένου έτους. Ενώ ίσχυε ότι όσο περισσότερες άδειες αγόραζε μια εταιρεία, τόσο χαμηλότερη ήταν η τιμή ανά μονάδα, αυτό το πλεονέκτημα εξαφανίζεται τώρα. Στην πράξη, αυτό σημαίνει αύξηση του κόστους κατά 6 έως 12 τοις εκατό τα επόμενα χρόνια – επιπλέον άλλων αυξήσεων τιμών. Οι εταιρείες που κάποτε περίμεναν εκπτώσεις κατά την ανανέωση (επέκταση) των συμφωνιών διαπιστώνουν ότι η διαπραγματευτική τους θέση εξασθενεί και υπολογίζουν πόσα επιπλέον θα πρέπει να πληρώσουν.

Αλλά οι αυξήσεις τιμών δεν σταματούν εκεί. Από τον Ιούλιο του 2026, οι τιμές των αδειών Microsoft 365 (πακέτα που περιλαμβάνουν διαδικτυακές εφαρμογές γραφείου και υπηρεσίες cloud) θα αυξηθούν κατά μέσο όρο περισσότερο από 16 τοις εκατό. Η επίσημη αιτιολόγηση είναι ότι οι υψηλότερες τιμές πρέπει να αντικατοπτρίζουν την ενσωμάτωση εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης. Ακόμα κι αν πολλές εταιρείες δεν τα χρησιμοποιούν για διάφορους λόγους, εξακολουθούν να πρέπει να πληρώνουν για αυτά. Ως αποτέλεσμα, η βεβαιότητα του προϋπολογισμού εξαφανίζεται, επειδή κανείς δεν μπορεί να πει με βεβαιότητα πόσο θα κοστίζει μια άδεια σε τρία ή πέντε χρόνια.

Για έναν Οικονομικό Διευθυντή (CFO), μια εσωτερική στρατηγική IT είναι επίσης ένα θεμελιώδες ζήτημα προσέγγισης χρηματοδότησης. Η μετάβαση από την ιδιοκτησία λογισμικού προς τις συνδρομές σημαίνει μετατόπιση από CAPEX (κεφαλαιουχικές δαπάνες για εφάπαξ απόκτηση, οι οποίες στη συνέχεια αποσβένονται) σε OPEX (λειτουργικές δαπάνες με τη μορφή επαναλαμβανόμενων μηνιαίων ή ετήσιων πληρωμών) με αβέβαιη πορεία τιμών. Παράλληλα, αυξάνεται ο κίνδυνος οι δαπάνες IT να αυξηθούν ταχύτερα από τα έσοδα ή τον εγκεκριμένο εταιρικό προϋπολογισμό. Η αδειοδότηση λογισμικού, επομένως, δεν είναι απλώς μια λειτουργική αγορά – επηρεάζει άμεσα την οικονομική σταθερότητα, την ασφάλεια και τον μακροπρόθεσμο σχεδιασμό.

Τα μαθηματικά της εξοικονόμησης: Πού πηγαίνουν τα χρήματα

Το βασικό ερώτημα για κάθε CFO είναι: ποιο είναι το πραγματικό κόστος ιδιοκτησίας – δηλαδή, το TCO (Total Cost of Ownership, το άθροισμα όλων των δαπανών καθ' όλη τη διάρκεια χρήσης, συμπεριλαμβανομένων των αδειών, της διαχείρισης, της εκπαίδευσης και της υποστήριξης) – σε ορίζοντα τριών έως πέντε ετών; Εδώ, πρέπει να λάβετε υπόψη όχι μόνο την τιμή της ίδιας της άδειας, αλλά και τις αυξήσεις τιμών, την πραγματική χρήση των λειτουργιών, το κόστος μιας πιθανής μετάβασης σε άλλη λύση και τους κινδύνους που συνδέονται με την ανανέωση της σύμβασης.

Ας δούμε ένα συγκεκριμένο μοντέλο σεναρίου για έναν μεσαίου μεγέθους οργανισμό με 500 χρήστες σε ορίζοντα τριών ετών. Μια πλήρης συνδρομή Office 365 E3, περίπου στα 300 € ανά χρήστη ετησίως, ανέρχεται σε συνολικά 450.000 €. Ωστόσο, αν μεταβείτε σε ένα υβριδικό μοντέλο (επεξηγείται παρακάτω) που συνδυάζει το Office LTSC Professional Plus (μια διαρκής άδεια για εφαρμογές γραφείου) με το Office 365 E1 (βασικές υπηρεσίες cloud για email και κοινή χρήση αρχείων), αυτό το σύνολο μειώνεται κατά σχεδόν 38 τοις εκατό – εξοικονομώντας σας περισσότερα από 170.000 €. Και το κάνετε χωρίς να χάσετε βασικά εργαλεία cloud όπως το Exchange Online (εταιρικό email), το OneDrive (αποθήκευση cloud) ή το Teams (πλατφόρμα επικοινωνίας).

Γιατί η διαφορά είναι τόσο σημαντική; Επειδή οι εταιρείες πληρώνουν για εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης και άλλες προηγμένες λειτουργίες που ενσωματώνονται στην τιμή – παρόλο που μόνο ένα μικρό μέρος της ομάδας τα χρησιμοποιεί πραγματικά. Εν τω μεταξύ, οι περισσότεροι υπάλληλοι μπορούν να κάνουν την καθημερινή τους εργασία με εργαλεία όπως το Word, το Excel, το PowerPoint και το email – συχνά στην απλούστερη μορφή τους.

Και η ίδια λογική ισχύει για προϊόντα διακομιστών (λογισμικό που εκτελείται σε διακομιστές εταιρειών) όπως ο Windows Server ή ο SQL Server (λογισμικό βάσης δεδομένων για αποθήκευση και διαχείριση δεδομένων): σε σταθερά περιβάλλοντα με σαφείς απαιτήσεις, μια διαρκής άδεια είναι σημαντικά φθηνότερη από μια επαναλαμβανόμενη ετήσια συνδρομή.

Δευτερογενές λογισμικό ως άλλη οδός εξοικονόμησης

Μια εναλλακτική που πολλοί οικονομικοί διευθυντές παραβλέπουν – και συχνά δεν γνωρίζουν καν ότι υπάρχει – είναι η επιλογή του δευτερογενούς (μεταχειρισμένου) λογισμικού: η νόμιμη αγορά μεταχειρισμένων διαρκών αδειών από άλλες εταιρείες που δεν τις χρειάζονται πλέον. Πρόκειται για λογισμικό που αγοράστηκε σωστά από τον πρώτο οργανισμό και τώρα μεταπωλείται, όπως ακριβώς ένα μεταχειρισμένο αυτοκίνητο. Εάν πληρούνται διάφορες προϋποθέσεις, αυτή η προσέγγιση είναι πλήρως συμβατή με την ευρωπαϊκή νομοθεσία.

Αξίζει απολύτως να συνεργαστείτε με έναν επαληθευμένο συνεργάτη που εγγυάται πλήρη νομική ασφάλεια. Η βασική απαίτηση είναι ότι, μαζί με το λογισμικό, λαμβάνετε επίσης τεκμηρίωση που επιβεβαιώνει ότι πληρούνται οι νομικές προϋποθέσεις για τη δευτερογενή αγορά. Ως βέλτιστη πρακτική, αυτό περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με το ιστορικό της άδειας, απόδειξη προέλευσης και δήλωση από τον πρώτο ιδιοκτήτη που επιβεβαιώνει ότι το λογισμικό απεγκαταστάθηκε και ότι τα δικαιώματα έχουν μεταβιβαστεί. Ένα κλειδί προϊόντος μόνο – χωρίς την κατάλληλη τεκμηρίωση – δεν θα σας προστατεύσει κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου και μπορεί να οδηγήσει σε νομικά και οικονομικά προβλήματα. Και στην πραγματικότητα, μπορείτε εύκολα να συναντήσετε προσφορές που πωλούν «μόνο κλειδιά προϊόντος».

Ενώ η αγορά δευτερογενούς λογισμικού είναι ώριμη στη Δυτική Ευρώπη, τώρα αποκτά ισχυρή δυναμική στην Κεντρική και Ανατολική Ευρώπη, αναπτύσσοντας επί του παρόντος με ρυθμό άνω του 20 τοις εκατό ετησίως.

Μπορείτε επίσης να δείτε το δευτερογενές λογισμικό από την αντίθετη οπτική γωνία. Μια συχνά παραβλεπόμενη στρατηγική είναι η ρευστοποίηση των αχρησιμοποίητων αδειών. Εάν μια εταιρεία μεταβαίνει σε υπηρεσίες cloud ή μειώνει το προσωπικό, μπορεί νόμιμα να πουλήσει πλεονάζουσες διαρκείς άδειες και να ανακτήσει μέρος της επένδυσης. Πιο συχνά, ωστόσο, η πραγματικότητα είναι ότι κανείς δεν αναλαμβάνει την ευθύνη για το τι συμβαίνει με το λογισμικό που δεν χρειάζεται πλέον.

Προσοχή στον στρατηγικό κίνδυνο

Πέρα από τα οικονομικά, η διαχείριση λογισμικού αφορά επίσης τη διαπραγματευτική δύναμη και τη στρατηγική ανεξαρτησία. Μια διαρκής άδεια, σε αντίθεση με μια συνδρομή, δίνει στις εταιρείες την ελευθερία να εκσυγχρονίζονται με τον δικό τους ρυθμό. Εάν το IT σας λειτουργεί σε σταθερή υποδομή, αλλά η επιχείρηση εξαρτάται επίσης από παλαιότερες εφαρμογές (οι οποίες μπορεί να μην είναι καν αντικαταστάσιμες επειδή ελέγχουν μια γραμμή παραγωγής ή είναι ενσωματωμένες σε κρίσιμες διαδικασίες) ή λειτουργεί υπό περιορισμούς προϋπολογισμού, δεν χρειάζεται να βιαστείτε σε μια νέα έκδοση μόνο και μόνο επειδή ο προμηθευτής έχει αλλάξει το μοντέλο αδειοδότησης. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για δημόσιους οργανισμούς, την υγειονομική περίθαλψη ή τις κατασκευαστικές εταιρείες με μακροπρόθεσμους ορίζοντες σχεδιασμού.

Απέναντι σε αυτή την ελευθερία βρίσκεται το λεγόμενο vendor lock-in. Πρόκειται για την κατάσταση όπου, καθώς οι συνδρομητικές υπηρεσίες επεκτείνονται, η εξάρτηση από έναν μόνο προμηθευτή αυξάνεται και η χρήση συγκεκριμένων υπηρεσιών βαθαίνει, γίνεται όλο και πιο δύσκολο – τεχνικά και οικονομικά – να εγκαταλείψετε αυτή τη λύση. Όσο περισσότερα δεδομένα αποθηκεύετε σε συγκεκριμένες μορφές, όσο περισσότερα συστήματα επικοινωνούν με ιδιόκτητους τρόπους (κλειστές διεπαφές διαθέσιμες μόνο σε έναν δεδομένο προμηθευτή) και όσο περισσότεροι υπάλληλοι εκπαιδεύονται σε συγκεκριμένα εργαλεία, τόσο πιο ακριβό γίνεται να αλλάξετε στρατηγική αργότερα. Και οι προμηθευτές λογισμικού γνωρίζουν καλά αυτή την αδυναμία – και την εξάρτησή σας από τις υπηρεσίες τους.

Πώς να αποφασίσετε;

Δεν υπάρχει καθολική απάντηση στο αν η ιδιοκτησία ή οι συνδρομητικές υπηρεσίες είναι η καλύτερη επιλογή. Εξαρτάται πάντα από την ειδική σας κατάσταση. Αν θέλετε να επιλέξετε τη σωστή λύση, ξεκινήστε με μια απογραφή. Μην απαριθμείτε απλώς τι πληρώνετε – το πιο σημαντικό, μάθετε ποιες λειτουργίες χρησιμοποιούν πραγματικά οι υπάλληλοί σας. Μπορεί να εκπλαγείτε διαπιστώνοντας ότι πληρώνετε για εργαλεία που η συντριπτική πλειοψηφία των ανθρώπων δεν ανοίγει ποτέ και αντικειμενικά δεν χρειάζεται για την εργασία της.

Τμηματοποιήστε τους χρήστες σας. Εδώ θα εντοπίσετε πιο καθαρά τους προχωρημένους χρήστες με υπερ-πρότυπες ανάγκες (τυπικά η ηγεσία της εταιρείας, οι ομάδες έργων, τα τμήματα πωλήσεων) που πραγματικά χρειάζονται τις πιο προηγμένες λειτουργίες – και διαχωρίστε τους από όλους τους άλλους με χαμηλότερες απαιτήσεις (τυπικά η διοίκηση, οι λειτουργίες υποστήριξης, η παραγωγή). Τμηματοποιήστε επίσης ανά φόρτο εργασίας και στυλ εργασίας. Για παράδειγμα, για τυπική εργασία γραφείου (έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα, παρουσιάσεις), μια διαρκής άδεια είναι συχνά η ιδανική επιλογή, ενώ οι δραστηριότητες που απαιτούν συνεργασία και εντατική επικοινωνία τείνουν να ευνοούν τις λύσεις cloud.

Στη συνέχεια, δημιουργήστε σενάρια TCO – δηλαδή, υπολογίστε όλα τα κόστη καθ' όλη τη διάρκεια χρήσης του λογισμικού. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε όχι μόνο την τιμή αγοράς ή τα τέλη άδειας, αλλά και τα έξοδα διαχείρισης, όλες τις εκπαιδεύσεις και τη συνεχή υποστήριξη. Μοντελοποιήστε διαφορετικές παραλλαγές σε 3 έως 5 χρόνια και βεβαιωθείτε ότι αντικατοπτρίζετε τη ρεαλιστική αύξηση τιμών με βάση τις τρέχουσες τάσεις (τουλάχιστον 10 – 15% ετησίως για υπηρεσίες cloud).

Τι πρέπει να ζητήσει η ηγεσία

Οι άδειες λογισμικού δεν είναι αντικείμενα που μια εταιρεία μπορεί να αγοράσει και στη συνέχεια να τα σημειώσει ως «ολοκληρωμένα» μια για πάντα. Αποτελούν ένα δυναμικό μέρος του εταιρικού προϋπολογισμού που απαιτεί συστηματική εποπτεία και ενεργή στρατηγική λήψη αποφάσεων. Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου και τα ανώτερα στελέχη που θέλουν πραγματικό έλεγχο σε αυτόν τον τομέα θα πρέπει να ζητήσουν σαφείς απαντήσεις από τους CIOs και CFOs τους σε διάφορα θεμελιώδη ερωτήματα που τίθενται εδώ: Γνωρίζει η εταιρεία το πραγματικό της κόστος λογισμικού; Χρησιμοποιεί αποτελεσματικά αυτό που πληρώνει; Και γίνεται όμηρος αυτών που προμηθεύουν και ελέγχουν τις απαιτήσεις λογισμικού της;

Αυτά τα ερωτήματα θα πρέπει να τίθενται τακτικά σε επίπεδο ηγεσίας – τουλάχιστον μία φορά το χρόνο, και ιδανικά όποτε συμβαίνουν σημαντικές αλλαγές. Για παράδειγμα, όταν ένας προμηθευτής λογισμικού ανακοινώνει σημαντική αύξηση τιμών, όταν αλλάζουν οι συμβατικοί όροι ή όταν η εταιρεία υφίσταται οργανωτική αναδιάρθρωση. Οι οργανισμοί που προσεγγίζουν την αδειοδότηση προληπτικά αντί αντιδραστικά όχι μόνο επιτυγχάνουν εξοικονομήσεις της τάξης του δεκάδων τοις εκατό του προϋπολογισμού IT τους, αλλά αποκτούν επίσης τη δυνατότητα πρόβλεψης κόστους, διατηρούν τη διαπραγματευτική δύναμη με τους προμηθευτές και διαφυλάσσουν την ελευθερία λήψης αποφάσεων με βάση τις δικές τους προτεραιότητες – αντί να καθοδηγούνται από τα ημερολόγια ανανέωσης συμβάσεων.

Τρεις δρόμοι προς το λογισμικό

Η συνδρομή (μοντέλο συνδρομής) λειτουργεί όπως το Netflix ή το Spotify: ο πελάτης πληρώνει τακτικά (μηνιαίως ή ετησίως) για το δικαίωμα χρήσης της διαδικτυακής έκδοσης του λογισμικού και των σχετικών υπηρεσιών cloud. Μόλις σταματήσετε να πληρώνετε, η πρόσβαση τερματίζεται. Ένα τυπικό παράδειγμα είναι το Microsoft 365 – μια ολοκληρωμένη σουίτα που περιλαμβάνει εφαρμογές γραφείου, υπηρεσίες cloud για email και επικοινωνία, εργαλεία ασφαλείας και διαχείριση συσκευών. Μέσα σε αυτό το μοντέλο υπάρχουν διαφορετικές παραλλαγές: το Office 365 E3 (ή το διευρυμένο Microsoft 365 E3) είναι ένα πιο ακριβό πακέτο premium για μεγαλύτερες εταιρείες, ενώ το Business Standard είναι ένα πακέτο για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις με απλούστερη διαχείριση και χαμηλότερη τιμή.

Η ιδιοκτησία (διαρκής άδεια) σημαίνει εφάπαξ αγορά με απεριόριστη διάρκεια χρήσης. Μπορείτε να χρησιμοποιείτε το λογισμικό για όσο καιρό σας βολεύει, χωρίς περαιτέρω πληρωμές. Οι ενημερώσεις ασφαλείας (διορθώσεις έναντι χάκερ και κακόβουλου λογισμικού) παρέχονται συνήθως για μια καθορισμένη περίοδο υποστήριξης (για παράδειγμα, 5 έως 10 χρόνια). Τα προγράμματα εγκαθίστανται συνήθως απευθείας σε έναν συγκεκριμένο υπολογιστή και λειτουργούν επίσης εκτός σύνδεσης – χωρίς σύνδεση στο διαδίκτυο.

Το υβριδικό μοντέλο συνδυάζει τα καλύτερα και των δύο κόσμων. Παρέχει μια διαρκή άδεια για βασικά προϊόντα (π.χ. Word, Excel, PowerPoint) και μια βασική συνδρομή cloud (για παράδειγμα, μόνο υπηρεσίες όπως email, αποθήκευση OneDrive ή επικοινωνία μέσω Teams). Αυτή η προσέγγιση είναι ένας συμβιβασμός που βοηθά στον έλεγχο του κόστους, διατηρώντας παράλληλα την ευελιξία όπου η διαδικτυακή συνεργασία (κοινή χρήση εγγράφων και επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο) προσφέρει πραγματική αξία.

Βιωσιμότητα ως παρενέργεια

Ενώ μετρήσεις όπως το πόσο νερό και ενέργεια έχει εξοικονομήσει μια εταιρεία, πόσο ανακυκλωμένο υλικό έχει χρησιμοποιήσει στην παραγωγή και κατά πόσο έχει μειώσει το αποτύπωμα άνθρακα έχουν ήδη γίνει αναπόσπαστο μέρος των ετήσιων εκθέσεων και η βάση της υποχρεωτικής αναφοράς ESG, η σκέψη για το λογισμικό – και ολόκληρο τον τομέα της πληροφορικής – από περιβαλλοντική άποψη έχει μέχρι στιγμής παραμείνει σε μεγάλο βαθμό εκτός του προσκήνιου. Και όμως, η ικανότητα και η προθυμία να διατηρηθεί σε λειτουργία το ήδη αγορασμένο λογισμικό μέσω διαρκών αδειών, ή ακόμα και να αποκτηθεί ως δευτερογενές (μεταχειρισμένο) λογισμικό, υποστηρίζει την κυκλική οικονομία, μειώνει τα ηλεκτρονικά απόβλητα και περιορίζει τον περιβαλλοντικό αντίκτυπο των λειτουργιών της πληροφορικής. Η συνεχής αναβάθμιση λογισμικού που τελικά εξυπηρετεί τις ίδιες ανάγκες δημιουργεί επίσης συνεχή πίεση για νεότερο, πιο ισχυρό υλικό.

Η υπεύθυνη χρήση μόνο του λογισμικού που είναι πραγματικά απαραίτητο μπορεί επομένως να θεωρηθεί όχι μόνο ως πηγή οικονομικής εξοικονόμησης, αλλά και ως μια ουσιαστική συμβολή στη βιωσιμότητα. Και οι στρατηγικές βιωσιμότητας βρίσκονται όλο και περισσότερο στο επίκεντρο των επενδυτών, των πελατών και των ρυθμιστικών αρχών.