Απολαύστε την πολυτέλεια του προσαρμοσμένου λογισμικού. Θα μπορούσε να σας εξοικονομήσει ένα σημαντικό ποσό χρημάτων

Η συνδρομή σας στο SaaS κοστίζει περισσότερο από όσο θα έπρεπε; Μάθετε πώς το προσαρμοσμένο λογισμικό με τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να μειώσει το κόστος IT, να εξαλείψει περιττές λειτουργίες και να δώσει στην επιχείρησή σας τον πλήρη έλεγχο.

Σήμερα, πολλές εταιρείες πληρώνουν τακτικά για ολοκληρωμένες πλατφόρμες SaaS για τη διαχείριση σχέσεων πελατών, HR, λογιστικής, logistics, εσωτερικών λειτουργιών και πολλών άλλων καθημερινών επιχειρηματικών διαδικασιών. Αυτό που συχνά δεν συνειδητοποιούν είναι ότι αυτές οι υπηρεσίες θα μπορούσαν να προσαρμοστούν ακριβώς στις δικές τους ανάγκες – και με ένα κλάσμα του κόστους των τυποποιημένων λύσεων που πληρώνουν αυτή τη στιγμή.

Ό,τι κι αν χρειάζονται οι επιχειρήσεις να επιτύχουν με υπολογιστές και λογισμικό σήμερα, συνήθως υπάρχει ένα ευρύ φάσμα διαθέσιμων εργαλείων – από απλές εφαρμογές έως πολύπλοκα οικοσυστήματα IT. Μεταξύ των πιο δημοφιλών και ευρέως υιοθετημένων λύσεων είναι το SaaS (Software as a Service), ένα μοντέλο στο οποίο οι εταιρείες πληρώνουν μια συνεχή συνδρομή για μια συγκεκριμένη υπηρεσία, που συνήθως παρέχεται μέσω ενός διαδικτυακού περιβάλλοντος.

Αρχικά, τα εργαλεία SaaS είναι εξαιρετικά ελκυστικά επειδή καλύπτουν κοινές επιχειρηματικές ανάγκες. Με την πάροδο του χρόνου, ωστόσο, οι περιορισμοί τους συχνά γίνονται εμφανείς. Το μεγαλύτερο ζήτημα δεν είναι το ίδιο το κόστος συνδρομής, αλλά το αυξανόμενο χάσμα μεταξύ αυτού που πληρώνουν οι εταιρείες και αυτού που πραγματικά χρησιμοποιούν.

Αυτό είναι ένα κοινό μοτίβο σε πολλούς οργανισμούς. Μια εταιρεία υιοθετεί μια λύση SaaS επειδή σύντομα ανακαλύπτει, ωστόσο, ότι πληρώνει για μια ολόκληρη σουίτα δυνατοτήτων, λειτουργικών μονάδων και ρόλων χρηστών που οι υπάλληλοί της είτε χρησιμοποιούν μόνο περιστασιακά είτε δεν χρησιμοποιούν καθόλου.

Παρά το σημαντικό κόστος συνδρομής, πολλές σημαντικές δραστηριότητες εξακολουθούν να λαμβάνουν χώρα εκτός του συστήματος. Τα δεδομένα εξακολουθούν να διατηρούνται σε Excel, οι εγκρίσεις διεκπεραιώνονται μέσω email, οι αναφορές συντάσσονται χειροκίνητα και οι κρίσιμες επιχειρηματικές διαδικασίες εξαρτώνται από τους υπαλλήλους που εργάζονται γύρω από την εφαρμογή και όχι μέσω αυτής.

Στην πραγματικότητα, οι περισσότεροι οργανισμοί δεν βασίζονται σε μία ή δύο εφαρμογές SaaS – συχνά χρησιμοποιούν δεκάδες. Αυτές δεν είναι πάντα στρατηγικές εταιρικές πλατφόρμες όπως ERP ή μεγάλα συστήματα CRM, αλλά μάλλον μικρότερα εργαλεία για εγκρίσεις, διαχείριση περιουσιακών στοιχείων, κρατήσεις δωματίων, αναφορές, αρχεία εκπαίδευσης ή εσωτερικές ροές εργασίας. Εδώ είναι που το χάσμα μεταξύ του κόστους συνδρομής και της πραγματικής επιχειρηματικής αξίας είναι συχνά το μεγαλύτερο. Οι εταιρείες πληρώνουν για αυτές τις υπηρεσίες κάθε μήνα, ενώ οι υπάλληλοι χρησιμοποιούν μόνο ένα μικρό κλάσμα των λειτουργιών που προσφέρουν.

Σε αυτό το σημείο, το βασικό ερώτημα δεν είναι πλέον αν είναι δυνατόν να διαπραγματευτεί κανείς μια καλύτερη τιμή κατά την ανανέωση της συνδρομής. Μια πιο σημαντική σκέψη είναι αν εξακολουθεί να έχει νόημα να συνεχίσει να πληρώνει για ένα σύστημα που είναι ευρύ, ακριβό και όμως δεν αντικατοπτρίζει επαρκώς τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης.

Ένας τρόπος για να απελευθερωθεί κανείς από αυτή την εξάρτηση και να χρησιμοποιεί μόνο τη λειτουργικότητα που πραγματικά απαιτεί μια επιχείρηση είναι να επενδύσει σε μια προσαρμοσμένη λύση. Η άνοδος της τεχνητής νοημοσύνης δημιούργησε μια ευκαιρία να επανεξεταστεί αν έχει περισσότερο νόημα να συνεχίσει κανείς να νοικιάζει μια ολοένα και πιο πολύπλοκη πλατφόρμα SaaS ή να επενδύσει σε μια εφαρμογή σχεδιασμένη ειδικά γύρω από τις απαιτήσεις της ίδιας της εταιρείας. Ενώ το προσαρμοσμένο λογισμικό συνήθως συνεπαγόταν σημαντικά υψηλότερο κόστος, η τεχνητή νοημοσύνη έχει αλλάξει ριζικά αυτή την εξίσωση.

Μέσω της συνεργασίας της με την Shockworks, η Forscope παρέχει πλέον προσαρμοσμένες λύσεις λογισμικού με ένα κλάσμα του κόστους των συγκρίσιμων προϊόντων SaaS. Η ανάπτυξη επιταχύνεται από την τεχνητή νοημοσύνη, ενώ παραμένει υπό την αυστηρή επίβλεψη έμπειρων ειδικών πληροφορικής που διασφαλίζουν την ασφάλεια και την ακεραιότητα των δεδομένων. Ως αποτέλεσμα, η ανάπτυξη προσαρμοσμένου λογισμικού έχει γίνει εξαιρετικά γρήγορη και οικονομικά αποδοτική. Εξίσου σημαντικό, ο πελάτης κατέχει την άδεια χρήσης αντί να χρειάζεται να ανανεώνει τις συνδρομές επ' αόριστον. Ακόμη και μετά τον υπολογισμό του κόστους ανάπτυξης και συνεχιζόμενης συντήρησης, οι εταιρείες συνήθως μειώνουν τις συνολικές τους δαπάνες λογισμικού κατά 70-80% σε μια περίοδο τριών έως πέντε ετών.

Πότε έχει νόημα μια προσαρμοσμένη λύση;

Η πιο κατάλληλη στιγμή για να αναρωτηθεί κανείς αν εξακολουθεί να έχει στρατηγικό νόημα να συνεχίσει να χρησιμοποιεί μια συγκεκριμένη λύση SaaS είναι όταν πρόκειται να ανανεωθεί η συνδρομή. Αρκετά προειδοποιητικά σημάδια μπορεί να υποδηλώνουν ότι το λογισμικό δεν προσφέρει πλέον την αξία που αναμένει ο οργανισμός σας:

– Η εταιρεία σας ξοδεύει χιλιάδες ευρώ κάθε χρόνο για ένα εργαλείο που χρησιμοποιούν μόνο λίγοι υπάλληλοι.

– Ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί λιγότερο από το ήμισυ της διαθέσιμης λειτουργικότητας.

– Συχνά λέτε, «Αν μόνο μας επέτρεπε να προσθέσουμε αυτή τη λειτουργία…»

– Μέρη της διαδικασίας εξακολουθούν να διαχειρίζονται εκτός της εφαρμογής.

– Πληρώνετε επιπλέον χρέωση για κάθε νέο χρήστη.

Πώς δημιουργείται το προσαρμοσμένο λογισμικό

Τίποτα από αυτά δεν σημαίνει ότι κάθε λύση SaaS είναι μια κακή επιλογή ή πρέπει να αντικατασταθεί. Έχει μικρή αξία η αντικατάσταση λογισμικού που είναι οικονομικά αποδοτικό, πλήρως χρησιμοποιούμενο και εξακολουθεί να καλύπτει τις ανάγκες του οργανισμού.

Ομοίως, γενικά δεν έχει νόημα η αντικατάσταση πλατφορμών μεγάλης κλίμακας όπως το Microsoft 365, το Salesforce, το SAP ή άλλα εταιρικά οικοσυστήματα που προσφέρουν εκατοντάδες λειτουργίες και απαιτούν συνεχή μακροπρόθεσμη ανάπτυξη.

Το πραγματικό ερώτημα, επομένως, δεν είναι αν θα αντικατασταθεί το SaaS ως έννοια, αλλά αν

Μια συγκεκριμένη λύση εξακολουθεί να προσφέρει επαρκή αξία για να δικαιολογήσει το κόστος της.

Κατά το σχεδιασμό μιας προσαρμοσμένης λύσης, ο στόχος δεν είναι η κατασκευή ενός εντελώς νέου συστήματος από το μηδέν ή η δημιουργία μιας άλλης καθολικής πλατφόρμας. Αντίθετα, το υπάρχον εργαλείο αναλύεται σε τρεις απλές κατηγορίες:

– Τι είναι απαραίτητο και πρέπει να διατηρηθεί;

– Τι είναι περιττό και μπορεί να αφαιρεθεί χωρίς να επηρεαστεί η επιχείρηση;

– Τι λείπει και πρέπει να προστεθεί;

Αυτή η προσέγγιση «Διατήρηση – Αφαίρεση – Προσθήκη» είναι ιδιαίτερα αποτελεσματική επειδή βασίζεται σε λογισμικό που οι υπάλληλοι γνωρίζουν και χρησιμοποιούν ήδη. Η βασική λειτουργικότητα και οι οικείες ροές εργασίας παραμένουν στη θέση τους, οι περιττές λειτουργίες εξαφανίζονται και οι διαδικασίες που οι υπάλληλοι χειρίζονταν προηγουμένως εκτός του συστήματος ενσωματώνονται πλήρως.

Το αποτέλεσμα δεν είναι μια μικρότερη έκδοση μιας εταιρικής πλατφόρμας, αλλά λογισμικό που είναι χτισμένο γύρω από τις δικές του διαδικασίες του οργανισμού αντί να απαιτεί από τους υπαλλήλους να προσαρμοστούν σε προκαθορισμένες ροές εργασίας.

Στην πράξη, οι οργανισμοί σπάνια αντικαθιστούν μεγάλα εταιρικά συστήματα. Αντίθετα, τις περισσότερες φορές αντικαθιστούν μικρότερες εσωτερικές εφαρμογές όπως συστήματα έγκρισης εγγράφων, εργαλεία διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων, συστήματα κρατήσεων αιθουσών συνεδριάσεων ή οχημάτων, φόρμες help desk, εσωτερικές εφαρμογές CRM για ομάδες πωλήσεων, πίνακες ελέγχου έργων, εργαλεία αναφοράς, συστήματα διαχείρισης εκπαίδευσης, απλές εφαρμογές HR ή πύλες πελατών. Αυτοί είναι ακριβώς οι τομείς όπου το χάσμα μεταξύ του κόστους συνδρομής SaaS και της πραγματικής επιχειρηματικής αξίας είναι συχνά το μεγαλύτερο.

Το πραγματικό κόστος μετριέται με την πάροδο του χρόνου

Το πιο κοινό επιχείρημα κατά του προσαρμοσμένου λογισμικού ήταν πάντα η υπόθεση ότι η ανάπτυξη μιας προσαρμοσμένης εφαρμογής είναι απαγορευτικά ακριβή. Στην πραγματικότητα, οι εταιρείες συχνά συγκρίνουν δύο θεμελιωδώς διαφορετικές επενδύσεις: το εφάπαξ κόστος ανάπτυξης μιας προσαρμοσμένης εφαρμογής έναντι μόλις μιας ετήσιας συνδρομής σε μια λύση SaaS.

Τα τέλη συνδρομής είναι μόνο ένα μέρος του συνολικού κόστους, οι οργανισμοί πρέπει επίσης να λάβουν υπόψη πρόσθετα κόστη που συχνά παραβλέπονται κατά την αξιολόγηση των λύσεων SaaS. Αυτά περιλαμβάνουν άδειες για νέους υπαλλήλους, ενσωματώσεις, εκπαίδευση, τον χρόνο που δαπανάται για την παράκαμψη των περιορισμών του συστήματος και την επιπλέον εργασία που η πλατφόρμα SaaS μετατοπίζει αθόρυβα στους χρήστες. Γι' αυτό η σύγκριση μόνο των τελών συνδρομής μπορεί να είναι παραπλανητική. Η πραγματική σύγκριση πρέπει πάντα να βασίζεται στο συνολικό λειτουργικό κόστος με την πάροδο του χρόνου.

Οι πραγματικές εξοικονομήσεις γίνονται εμφανείς μόνο όταν συγκρίνεται το Συνολικό Κόστος Ιδιοκτησίας (TCO) σε μια περίοδο πέντε ετών.

Ένα έργο της Forscope το απεικονίζει καλά. Ο πελάτης πλήρωνε 60.000 ευρώ ετησίως για μια λύση SaaS. Για περίπου το ίδιο ποσό, η Forscope ανέπτυξε μια προσαρμοσμένη εφαρμογή ως εφάπαξ επένδυση. Η συνεχιζόμενη λειτουργία και συντήρηση ανήλθαν τότε μόνο στο ένα πέμπτο του αρχικού ετήσιου κόστους συνδρομής. Σε πέντε χρόνια, η λύση SaaS θα είχε κοστίσει στον πελάτη 300.000 ευρώ, ενώ η προσαρμοσμένη λύση κόστισε συνολικά μόλις 130.000 ευρώ.

Ένα άλλο παράδειγμα προέρχεται από μια μεσαία εταιρεία που χρησιμοποιεί μια εφαρμογή SaaS για τη διαχείριση εσωτερικών αιτημάτων. Το ετήσιο κόστος συνδρομής ήταν περίπου 18.000 ευρώ, παρόλο που οι υπάλληλοι χρησιμοποιούσαν μόνο περίπου το ένα τρίτο της διαθέσιμης λειτουργικότητας. Οι ροές εργασίας έγκρισης εξακολουθούσαν να βασίζονται στο email, ενώ οι αναφορές ετοιμάζονταν χειροκίνητα στο Excel.

Η ανάλυση αποκάλυψε ότι ο οργανισμός απαιτούσε μόνο ένα περιορισμένο σύνολο δυνατοτήτων: μερικές φόρμες, μια ροή εργασίας έγκρισης, μια επισκόπηση εργασιών και βασικές αναφορές. Η λύση ήταν μια προσαρμοσμένη εφαρμογή web σχεδιασμένη ειδικά γύρω από αυτές τις απαιτήσεις.

Ως αποτέλεσμα, καταργήθηκαν τα επαναλαμβανόμενα τέλη άδειας χρήσης, οι υπάλληλοι δεν χρειάζονταν πλέον να μεταφέρουν δεδομένα μεταξύ πολλαπλών συστημάτων και η εταιρεία απέκτησε λογισμικό που μπορούσε να εξελιχθεί σύμφωνα με τις δικές της επιχειρηματικές ανάγκες. Επίσης, εξαλείφθηκε το επαναλαμβανόμενο ερώτημα ποιους υπαλλήλους απαιτούσε πραγματικά πρόσβαση και αν άξιζε να πληρώσει για πρόσθετες άδειες χρήσης. Επειδή η άδεια έγινε ιδιοκτησία της εταιρείας, η πρόσβαση μπορούσε να παρασχεθεί σε οποιονδήποτε χωρίς να προκύψουν πρόσθετα έξοδα συνδρομής.

Γρήγορη ανάπτυξη χωρίς τις συνήθεις ανησυχίες

Ένας άλλος λόγος που οι εταιρείες παραδοσιακά απέφευγαν το προσαρμοσμένο λογισμικό είναι η πεποίθηση ότι τα έργα ανάπτυξης διαρκούν πολύ και ενέχουν σημαντικό κίνδυνο.

Η αντικατάσταση μιας υπάρχουσας εφαρμογής SaaS, ωστόσο, είναι θεμελιωδώς διαφορετική.

Η ανάπτυξη δεν ξεκινά από το μηδέν. Το τρέχον σύστημα αποκαλύπτει ήδη τις υποκείμενες επιχειρηματικές διαδικασίες, τους ρόλους χρηστών, τους πίνακες ελέγχου και τις δομές δεδομένων. Εξίσου σημαντικό, δείχνει τι χρησιμοποιούν πραγματικά οι υπάλληλοι, τι αγνοούν και ποιες πρόσθετες λειτουργίες χρειάζονται αλλά επί του παρόντος δεν διαθέτουν.

Με την ανάπτυξη με υποστήριξη τεχνητής νοημοσύνης, η αύξηση της ταχύτητας μπορεί να συγκριθεί με την αντικατάσταση ενός χειροπρίονου με ένα αλυσοπρίονο.

Σύμφωνα με την εμπειρία της Forscope και της Shockworks, μόλις οι επιχειρηματικές απαιτήσεις έχουν χαρτογραφηθεί σωστά, μια πλήρως λειτουργική προσαρμοσμένη λύση μπορεί συχνά να παραδοθεί εντός τριών μηνών.

Ως αποτέλεσμα, η επιλογή μιας προσαρμοσμένης λύσης δεν χρειάζεται πλέον να θεωρείται ένα πολυετές πρόγραμμα ψηφιακού μετασχηματισμού. Σε πολλές περιπτώσεις, είναι απλώς μια πραγματιστική αντικατάσταση μιας υπερμεγέθους εφαρμογής με μια άλλη που είναι μικρότερη, πιο εστιασμένη και καλύτερα ευθυγραμμισμένη με τις πραγματικές ανάγκες του οργανισμού.

Τι είναι το μοντέλο SaaS;

Το μοντέλο συνδρομής (Software as a Service, ή SaaS) έγινε δημοφιλές για έναν απλό λόγο: οι εταιρείες δεν χρειάζονταν να κάνουν μια μεγάλη αρχική επένδυση, το λογισμικό μπορούσε να αναπτυχθεί γρήγορα και ο προμηθευτής ήταν υπεύθυνος για τις ενημερώσεις και τη συνεχή λειτουργία. Ως αποτέλεσμα, το SaaS έγινε γρήγορα ο προτιμώμενος τρόπος υποστήριξης αμέτρητων επιχειρηματικών διαδικασιών, από CRM και HR έως αναφορές και ροές εργασίας έγκρισης.

Ωστόσο, αυτό που αρχικά φαίνεται να είναι ένα απλό και αποτελεσματικό λειτουργικό μοντέλο συχνά μετατρέπεται σε ένα έξοδο που κανείς δεν διαχειρίζεται ενεργά μετά από λίγα χρόνια. Το κόστος αυξάνεται με κάθε επιπλέον χρήστη, κάθε επιπλέον μονάδα, κάθε υψηλότερο επίπεδο συνδρομής και κάθε ανανέωση συμβολαίου. Ωστόσο, αυτές οι αυξήσεις σπάνια προσελκύουν μεγάλη προσοχή επειδή δεν έρχονται ως μία μεγάλη επένδυση, αλλά μάλλον ως επαναλαμβανόμενες πληρωμές που σταδιακά γίνονται μέρος των τακτικών εξόδων της εταιρείας.