Ένας κρυμμένος θησαυρός και δυνατότητες εξοικονόμησης κόστους κρύβονται στο αχρησιμοποίητο λογισμικό

Πολλές εταιρείες προσπαθούν να μειώσουν το κόστος, αλλά παραβλέπουν την αξία που είναι κλειδωμένη σε αχρησιμοποίητες άδειες λογισμικού. Καθώς το κόστος του cloud και των συνδρομών αυξάνεται, αυτές οι άδειες μπορούν να απελευθερώσουν προϋπολογισμό ή να μειώσουν τις μελλοντικές δαπάνες πληροφορικής. Αυτό που συχνά φαίνεται παρωχημένο, εξακολουθεί να είναι ένα μεταβιβάσιμο περιουσιακό στοιχείο με πραγματική οικονομική αξία.

Σήμερα, σχεδόν καμία εταιρεία δεν μπορεί να αποφύγει την ανάγκη αναζήτησης εξοικονόμησης κόστους, ενώ παράλληλα εξασφαλίζει κεφάλαια για περαιτέρω ανάπτυξη και επενδύσεις. Ωστόσο, λίγοι συνειδητοποιούν το δυναμικό που κρύβεται στις αχρησιμοποίητες άδειες λογισμικού. Η μεγαλύτερη ευαισθητοποίηση σχετικά με αυτό το δυναμικό θα μπορούσε να ωφελήσει πολλές εταιρείες. Ωστόσο, πρόκειται για ένα σύνθετο ζήτημα. Γι' αυτό αποφασίσαμε να ετοιμάσουμε μια ολόκληρη σειρά αφιερωμένη σε αυτό το θέμα.

Τα τελευταία χρόνια, οι περισσότερες εταιρείες βρίσκονται υπό πίεση από σημαντικές αλλαγές που οφείλονται σε σημαντικές μετατοπίσεις στις αλυσίδες προσφοράς και ζήτησης – είτε προκαλούνται από την πανδημία, διεθνείς συγκρούσεις, προσπάθειες για βιωσιμότητα, περιβαλλοντική ευθύνη και υψηλότερη αποδοτικότητα, είτε, τέλος, από τις αυξανόμενες απαιτήσεις των πελατών. Όλες αυτές οι επιρροές εντείνουν και επιταχύνουν περαιτέρω τις ήδη επικρατούσες τάσεις της ρομποτοποίησης και της ψηφιοποίησης, που οδηγούνται από την ώθηση για την εφαρμογή της Βιομηχανίας 4.0.

Καμία από τις παραπάνω αναφερόμενες τάσεις δεν μπορεί να εφαρμοστεί χωρίς την υποστήριξη των τεχνολογιών πληροφοριών και επικοινωνιών (ΤΠΕ). Οι επενδύσεις σε αυτόν τον τομέα αυξάνονται συνεχώς, ενισχυμένες περαιτέρω από την ανάγκη διασφάλισης προστασίας από κυβερνοαπειλές.

Πριν από λίγο καιρό, ένα ορισμένο επίπεδο εξοικονόμησης επενδύσεων προέκυψε από την άνοδο του φαινομένου που είναι γνωστό ως cloud. Από την πλευρά των προμηθευτών λογισμικού, αυτό σήμαινε μεγαλύτερη βεβαιότητα επαναλαμβανόμενων εσόδων, καθώς μέχρι την εμφάνιση αυτής της τάσης έπρεπε να πείθουν επανειλημμένα τους πελάτες να αγοράζουν νέες εκδόσεις, ενώ η χρήση βάσει συνδρομής τους παρέχει σχεδόν εγγυημένο ετήσιο εισόδημα. Από την πλευρά των χρηστών, η μετάβαση σε λογισμικό ως υπηρεσία (SaaS) ήταν – και σε πολλές περιπτώσεις εξακολουθεί να είναι – συμφέρουσα. Δεν απαιτεί μαζικές αρχικές επενδύσεις, είναι πολύ πιο προβλέψιμη από λογιστική άποψη και επιτρέπει την ευκολότερη προσαρμογή του αριθμού των αδειών καθώς αλλάζει το μέγεθος της εταιρείας, είτε μέσω ανάπτυξης είτε μέσω συρρίκνωσης.

Ωστόσο, εν μέρει λόγω της ανόδου ενός άλλου φαινομένου που ονομάζουμε τεχνητή νοημοσύνη (AI), αυξάνονται επίσης τα κόστη κατασκευής κέντρων δεδομένων και σχετικών υποδομών, συμπεριλαμβανομένων των ενεργειακών υποδομών. Παράλληλα με αυτό έρχεται μια σταδιακή αλλά σταθερή αύξηση των τιμών για τις διαδικτυακές υπηρεσίες. Πολλές εταιρείες αρχίζουν να συνειδητοποιούν ότι, μακροπρόθεσμα, οι υπηρεσίες cloud ενδέχεται να μην είναι οικονομικά αποδοτικές για αυτές. Με άλλα λόγια, το κόστος του λογισμικού που παρέχεται ως υπηρεσία έχει εδώ και καιρό υπερβεί τη συνολική επένδυση που θα απαιτούνταν για λογισμικό και υλικό “on-premises” (“εντός της εταιρείας”), το οποίο θα ήταν ακόμα επαρκές ακόμη και μετά από πολλά χρόνια. Οι συνεχείς πληρωμές συνδρομών τους επιβαρύνουν άσκοπα. Πώς όμως μπορούν να βρουν μια διέξοδο;

Ένας κρυμμένος θησαυρός κρύβεται στο αχρησιμοποίητο λογισμικό

Πρώτα απ' όλα, πρέπει να ειπωθεί ότι αυτό το άρθρο – και η σειρά που θα ακολουθήσει – δεν στρέφεται κατά των υπηρεσιών cloud. Για πολλές εταιρείες ή συγκεκριμένους τομείς των δραστηριοτήτων τους, το cloud είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο. Αναμφίβολα εκτιμάται από τις startups, οι οποίες μπορούν να αναπτυχθούν πολύ πιο εύκολα και γρήγορα χάρη σε αυτό, καθώς και από εταιρείες που αντιμετωπίζουν συχνά διακυμάνσεις της αγοράς και πρέπει να ανταποκριθούν προσαρμόζοντας τα επίπεδα προσωπικού.

Θα αναφερθούμε σε αυτή την οπτική γωνία λεπτομερέστερα αργότερα, για να διευκολύνουμε τον προσανατολισμό σας. Προς το παρόν, αρκεί να αναφέρουμε ότι ένα λεγόμενο υβριδικό μοντέλο είναι επωφελές για τις περισσότερες εταιρείες – πράγμα που σημαίνει ότι είναι πιο κατάλληλο για αυτές να κατέχουν και να λειτουργούν ορισμένες άδειες, ενώ να νοικιάζουν άλλες.

Σε κάθε περίπτωση, ακόμη και οι εταιρείες για τις οποίες η μετάβαση στο cloud έχει αποδώσει σαφώς – και είναι πολλές – συνήθως δεν έχουν επιλύσει το ερώτημα τι να κάνουν με τις αρχικές τους άδειες. Ομοίως, πολλές άδειες παραμένουν αδρανείς σε αχρησιμοποίητους, χαλασμένους ή εντελώς παροπλισμένους υπολογιστές και διακομιστές. Πολλές άδειες παραμένουν επίσης αχρησιμοποίητες λόγω μειώσεων προσωπικού. Και ειλικρινά, μπορείτε να πείτε με βεβαιότητα ότι η εταιρεία σας δεν διαθέτει λογισμικό που δεν χρησιμοποιείται πλέον, παρόλο που είναι ακόμα πλήρως λειτουργικό και μια άλλη εταιρεία θα μπορούσε εύκολα να το χρησιμοποιήσει για πολλά ακόμη χρόνια; Οι περισσότερες εταιρείες δεν έχουν ιδέα τι ποσοστό τέτοιων αδειών κατέχουν, τι αξία κρύβεται σε αυτές, ή ακόμα και πού ακριβώς βρίσκεται αυτή η αξία.

Πολλές εταιρείες αναζητούν τρόπους για να μειώσουν το κόστος και να εξασφαλίσουν κεφάλαια για απαραίτητες επενδύσεις, ενώ συχνά παραβλέπουν το δυναμικό που κρύβεται στις αχρησιμοποίητες άδειες λογισμικού τους. Μιλάμε συγκεκριμένα για τις λεγόμενες διαρκείς άδειες. Πολλές εταιρείες τις αγόρασαν ως εφάπαξ επένδυση στο παρελθόν, αλλά δεν τις χρησιμοποιούν πλέον σήμερα επειδή έχουν μεταβεί σε μοντέλα συνδρομής ή λύσεις cloud.

Jakub Šulák, ιδρυτής και CEO της Forscope

Σύμφωνα με τις εκτιμήσεις του, το αχρησιμοποίητο λογισμικό μόνο στην τσεχική βιομηχανία αντιπροσωπεύει τουλάχιστον δισεκατομμύρια τσεχικές κορώνες σε αξία. Αυτές οι άδειες διατηρούν ακόμα την αξία τους και μπορούν να πωληθούν. Συνήθως, πρόκειται για τρέχουσες εκδόσεις λογισμικού ή το πολύ μία ή δύο προηγούμενες γενιές (για παράδειγμα, εκδόσεις Microsoft Office 2024, 2021 και 2019). Φυσικά, αυτό δεν ισχύει για άδειες που χαρακτηρίζονται ως OEM (Original Equipment Manufacturer), οι οποίες πωλούνται σε μειωμένη τιμή μαζί με το υλικό, θεωρούνται αναπόσπαστο μέρος του και επομένως δεν είναι μεταβιβάσιμες. Από επιχειρηματική άποψη, γενικά δεν αξίζει να ασχοληθεί κανείς με τυπικές άδειες λιανικής (FPP – Full Packaged Product), καθώς δεν μπορούν να διαχειριστούν αποτελεσματικά σε μεγαλύτερους οργανισμούς.

Από την οπτική γωνία των μεσιτών λογισμικού – εταιρειών ικανών να αγοράσουν αχρησιμοποίητο λογισμικό και να το προσφέρουν εκεί όπου μπορεί ακόμα να εξυπηρετήσει καλά – το κύριο δυναμικό για κρυφά οικονομικά αποθέματα βρίσκεται σε προϊόντα από μεγάλους προμηθευτές λογισμικού (τους λεγόμενους προμηθευτές Tier 1 ή Level One) όπως η Microsoft, η VMware, η Oracle, η Autodesk ή η Adobe, όπου υπάρχει μια ισχυρή αγορά τόσο για αγορά όσο και για πώληση. Από την άλλη πλευρά, δεν αξίζει να επικεντρωθούν σε τοπικά ή υπερβολικά εξειδικευμένα προγράμματα, ούτε σε λογισμικό που απαιτεί συνεχείς ενημερώσεις (όπως λογιστικά συστήματα), όπου οι παλαιότερες εκδόσεις χάνουν γρήγορα τη σημασία τους.

Το λογισμικό από τοπικούς προμηθευτές ή λογισμικό με στενά συγκεκριμένες τοπικές προσαρμογές είναι δύσκολο να πωληθεί λόγω της περιορισμένης αγοράς-στόχου. Ως αποτέλεσμα, είναι απίθανο ένας μεσίτης να είναι πρόθυμος να αγοράσει τέτοια προϊόντα σε ελκυστική τιμή – αν όχι καθόλου.

Υπέρβαση εμποδίων: μύθοι και πραγματικότητα της μεταπώλησης λογισμικού

Γιατί, λοιπόν, οι εταιρείες δεν πωλούν το αχρησιμοποίητο λογισμικό τους; Υπάρχουν τρεις βασικοί λόγοι:

Ο μύθος της νομιμότητας

Η πιο συνηθισμένη ανησυχία είναι ότι η πώληση δευτερογενούς λογισμικού είναι παράνομη ή αντίθετη με τις συμβάσεις με μεγάλους προμηθευτές. Αυτό είναι λανθασμένο. Το Ευρωπαϊκό Δικαστήριο αποφάσισε πριν από χρόνια ότι η μεταπώληση δευτερογενών αδειών είναι νόμιμη και οι συμβατικές ρήτρες που την απαγορεύουν είναι άκυρες, καθώς αντιβαίνουν στο νόμο.

Η νομική βάση για αυτή την πρακτική καθορίστηκε από το Δικαστήριο της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΔΕΕ) στην υπόθεση UsedSoft κατά Oracle (C – 128/11), το οποίο επιβεβαίωσε ότι το λογισμικό μπορεί να μεταπωληθεί υπό ορισμένες προϋποθέσεις μετά την αρχική του πώληση. Αυτή η απόφαση εφαρμόζεται άμεσα σε ολόκληρη την αγορά της ΕΕ, συμπεριλαμβανομένων των αγορών της Τσεχίας και της Σλοβακίας, και παρέχει στους οργανισμούς νομική βεβαιότητα όταν οι συναλλαγές πραγματοποιούνται με διαφάνεια και με την κατάλληλη τεκμηρίωση.

«Ακόμη και η Microsoft έχει αφαιρέσει τέτοιες ρήτρες από τις συμβάσεις της. Αν και ενδέχεται να εμφανίζονται ακόμα σε παλαιότερες συμβάσεις (8-10 ετών), δεν είναι νομικά εκτελεστές», προσθέτει ο Jakub Šulák σχετικά με αυτόν τον επίμονο μύθο. Οι εταιρείες συχνά διατηρούν αυτές τις παρωχημένες πληροφορίες, οι οποίες τις εμποδίζουν να ξεκλειδώσουν το δυναμικό των έγκυρων αδειών τους.

Χάος αδειοδότησης

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, πολλές εταιρείες αντιμετωπίζουν επίσης έλλειψη ορατότητας των δικών τους αδειών. Δεν γνωρίζουν ποιες άδειες χρησιμοποιούν πραγματικά, ποιες είναι πλεονάζουσες και ποιες υπερχρησιμοποιούνται. Ο CEO της Forscope προειδοποιεί:

Αυτό το «χάος» όχι μόνο αντιπροσωπεύει κίνδυνο κυρώσεων κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου, αλλά επίσης εμποδίζει τον εντοπισμό πλεονάζοντος λογισμικού με δυνατότητες πώλησης.

Ωστόσο, υπάρχουν διαθέσιμα εξειδικευμένα εργαλεία για τη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων λογισμικού.

Φόβος πολυπλοκότητας διαδικασίας

Η πώληση λογισμικού μπορεί να φαίνεται μια περίπλοκη και απαιτητική διαδικασία. Στην πραγματικότητα, εάν μια εταιρεία έχει τουλάχιστον μια μερική επισκόπηση, το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας αναλαμβάνεται από έναν εξειδικευμένο μεσίτη. Ο Sulak διαβεβαιώνει:

Μπορεί να συγκριθεί με τη διαπραγμάτευση μετοχών – κανείς δεν διαπραγματεύεται απευθείας, αλλά μέσω ενός μεσίτη ή ενός χρηματιστηρίου για να απλοποιήσει ολόκληρη τη διαδικασία. Ο μεσίτης λέει στο πωλητήριο μέρος ακριβώς ποια έγγραφα χρειάζονται και πραγματοποιεί μια λεπτομερή νομική δέουσα επιμέλεια, συχνά σε τρία επίπεδα, για να διασφαλίσει 100% τη νομιμότητα και την ορθότητα των παραδιδόμενων αδειών,

Πρακτικές πτυχές της πώλησης και αγοράς λογισμικού

Ένας άλλος λόγος για τον οποίο οι εταιρείες δεν πωλούν «μεταχειρισμένο» λογισμικό είναι ότι εξακολουθούν να χρησιμοποιούν μέρος των αδειών τους και δεν συνειδητοποιούν ότι είναι δυνατόν να πωληθεί μόνο ένα μέρος ενός συνόλου αδειών. Αυτή η επιλογή υποστηρίζεται επίσης από αποφάσεις του Ευρωπαϊκού Δικαστηρίου.

Οι εταιρείες που εξετάζουν την αγορά «μεταχειρισμένου» λογισμικού, από την άλλη πλευρά, φοβούνται συχνά την αγορά από πολλαπλές πηγές, ή ότι ένας μεσίτης μπορεί να τους πουλήσει λογισμικό συναρμολογημένο από άδειες που προέρχονται από διαφορετικές πηγές. Ρωτήσαμε τον κ. Šulák και για αυτό. Η απάντησή του ήταν η εξής:

Ναι, αν ένας αγοραστής χρειάζεται μεγάλο αριθμό αδειών (π.χ. 2.000), αυτές μπορεί να προέρχονται από δύο ή τρεις διαφορετικές πηγές. Ωστόσο, αυτό δεν αποτελεί επιπλοκή για τον αγοραστή. Ο μεσίτης διασφαλίζει ότι όλες οι πληροφορίες και οι άδειες είναι διαθέσιμες σε μία μόνο πύλη. Υπάρχει πάντα μόνο ένα αρχείο εγκατάστασης (επειδή το λογισμικό είναι το ίδιο), και όσον αφορά τα κλειδιά άδειας χρήσης όγκου, η ίδια η Microsoft επιτρέπει τη χρήση ενός μόνο κλειδιού για όλες τις άδειες, ακόμη και αν προέρχονται από πολλαπλές συμβάσεις. Ο αγοραστής λαμβάνει νομική τεκμηρίωση που αποδεικνύει τη νομιμότητα από όλες τις πηγές, αλλά αυτό δεν περιπλέκει τη διαχείριση της πληροφορικής – σε περίπτωση ελέγχου, απλώς παρουσιάζουν πολλαπλά σύνολα εγγράφων.

Όπως φαίνεται, τόσο η πώληση όσο και η αγορά δευτερογενούς λογισμικού κρύβουν σημαντικό δυναμικό. Πολλές εταιρείες έχουν εκατομμύρια αποθηκευμένα σε αχρησιμοποίητες άδειες, ενώ άλλες θα μπορούσαν να εξοικονομήσουν εκατομμύρια αγοράζοντάς τις. Δεδομένου ότι έχουμε ήδη χρησιμοποιήσει τόσους πολλούς μοντέρνους όρους για να περιγράψουμε τις τρέχουσες τάσεις, είναι δύσκολο να μην χαρακτηρίσουμε τη διαδικασία που περιγράφεται εδώ ως ανακύκλωση λογισμικού.

Έχετε ερωτήσεις μετά την ανάγνωση αυτού του άρθρου; Σκέφτεστε αν είναι καλύτερο για εσάς να χρησιμοποιείτε λογισμικό ως υπηρεσία ή να κατέχετε άδειες; Είναι οι ισχυρισμοί του κ. Šulák πραγματικά έγκυροι, ή υπάρχει κάποια παγίδα κάπου; Τι λένε οι δικηγόροι; Τι γίνεται με τους προμηθευτές λογισμικού, οι οποίοι αναμφίβολα χάνουν μέρος των εσόδων τους όταν οι αχρησιμοποίητες άδειες επιστρέφουν στην κυκλοφορία; Και τι γίνεται με την ασφάλεια;

Όλες αυτές οι ερωτήσεις – και πολλές άλλες, όπως αν η δυνατότητα ασφαλούς χρήσης των παλαιότερων Windows 10 φτάνει πραγματικά στο τέλος της και αν δεν υπάρχει άλλη εναλλακτική από τη μετάβαση σε μια νέα έκδοση – θα απαντηθούν στις επιμέρους ενότητες της σειράς που θα ακολουθήσει. Θα τη συναντήσετε στο Technický týdeník τουλάχιστον καθ' όλη τη διάρκεια του τρέχοντος έτους. Διαβάστε το πρωτότυπο άρθρο εδώ.